Allgemeine Informationen

Verwaltung des Kalenderzugriffs

Die Zugänge für die Verwaltung Ihres Kalenders basieren auf zwei Ebenen.

Die erste Zugangsebene ist "Therapeuten". Für jeden konfigurierten Therapeuten gibt es einen anderen Zugang. Dies ist der Zugang, mit dem Sie täglich Termine und Patienten verwalten können.

Die zweite Stufe ist der "Administrator"-Zugang, der die vollständige Verwaltung des Kalenders ermöglicht. Wenn Sie sich als Administrator anmelden, können Sie die Termine, Leistungen, Therapeuten usw. der Praxis verwalten.

Ihre Anmeldedaten für das "Administrator"-Konto werden bei der Erstellung Ihres Kalenders konfiguriert. Der "Therapeuten"-Zugang kann jederzeit über das Administratorkonto geändert werden.

Sie finden Ihre Zugangsdaten in Ihrem OptaMed-Konto: https://app.optamed.ch/calendar.

Funktionsweise von E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen

Bei der Erstellung eines Termins wird automatisch eine Bestätigungs-E-Mail an den Patienten und den Therapeuten gesendet. Diese Bestätigung enthält alle nützlichen Informationen über den Termin (Datum, Uhrzeit, Ort, Dauer, Art der Konsultation usw.).

Die Bestätigungs-E-Mail enthält auch einen Link, über den der Patient seinen Termin online ändern oder stornieren kann, sofern er mehr als 24 Stunden (anpassbare Option) im Voraus bucht.

Bei jeder Änderung oder Stornierung eines Termins durch den Patienten (Link zur Terminänderung in der Bestätigungs-E-Mail) oder den Therapeuten (Link in der Bestätigungs-E-Mail oder im Terminverwaltungsbereich) wird automatisch eine Benachrichtigungs-E-Mail an den Therapeuten und den Patienten gesendet.

Zusätzlich wird automatisch eine Erinnerung (die man individuell anpassen kann) per SMS 24, 48 oder 72 Stunden vor dem Termin verschickt. Bei Bedarf kann der Versand der SMS für einen bestimmten Patienten oder Termin deaktiviert werden.

Derzeit ist es nicht möglich, eine Terminerinnerung per E-Mail zu versenden oder Terminbenachrichtigungen (Bestätigung, Änderung und Löschung) per SMS zu versenden.

Logik der Terminvergabe

Die Zeitfenster, die den Patienten während des Terminvereinbarungsprozesses angeboten werden, funktionieren wie folgt.

Wenn die festgelegte Uhrzeit von 14.00 bis 18.00 Uhr ist und die vom Patienten gewählte Leistung 1 Stunde und 15 Minuten dauert, sind die Zeitfenster, die den Patienten angeboten werden, wie folgt:

• 14:00

• 15:15

• 16:30

• 17:45

Um diese Zeitfenster zu definieren, geht unser System von der ursprünglichen Uhrzeit aus und fügt die Dauer der Beratung (1:15) hinzu, bis es die Endzeit oder eine Pause erreicht.

Auf diese Weise wird versucht, die Zeitfenster von Anfang an zu füllen und die Lücken in Ihrem Terminkalender zu begrenzen, indem z. B. verhindert wird, dass ein Patient einen Termin für 14:00 Uhr und ein anderer für 16:00 Uhr vereinbart (dies würde eine 45-minütige Lücke ergeben, die mit einer 1:15-Sprechstunde zwischen 15:15 und 16:00 Uhr unmöglich zu füllen wäre).

Wenn Sie möchten, dass Ihre Patienten alle 15 Minuten einen Termin vereinbaren können, können Sie die "Art der Verfügbarkeit" Ihrer Sprechstunden von "Fest" auf "Flexibel" ändern. Basierend auf dem vorherigen Beispiel werden folgende Zeiträume für die Terminvereinbarung zur Verfügung stehen: 14:00, 14:15, 14:30, 14:45, 15:00, 15:15, ..., 16:30, 16:45.