OptaMed - Tutorial
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Informations générales

Gestion des accès au calendrier

Les accès pour la gestion de votre calendrier reposent sur deux niveaux.
Le premier niveau d’accès est celui des "thérapeutes". Il y a un accès différent pour chacun des thérapeutes configurés. C'est l'accès que vous pouvez utiliser au quotidien et qui permet de gérer les rendez-vous et les patients.
Le second niveau est l’accès "administrateur" qui permet la gestion complète du calendrier. En vous connectant en tant qu'administrateur, vous pourrez gérer les horaires du cabinet, les prestations, les thérapeutes, etc.
Vos identifiants pour le compte "administrateur" sont configurés lors de la création de votre calendrier. Les accès des "thérapeutes" peuvent être modifiés en tout temps depuis le compte administrateur.
Vous trouverez vos identifiants de connexion dans votre compte OptaMed : https://app.optamed.ch/calendar.

Fonctionnement des notifications par email et SMS

Lors de la création d'un rendez-vous, un email de confirmation est automatiquement envoyé au patient et au thérapeute. Cette confirmation contient toutes les informations utiles sur le rendez-vous (date, heure, lieu, durée, type de consultation, etc.).
L'email de confirmation contient également un lien qui permet au patient de modifier ou d'annuler son rendez-vous en ligne, cela pour autant qu'il s'y prenne plus de 24 heures (option personnalisable) à l'avance.
Un email de notification est automatiquement envoyé au thérapeute ainsi qu'au patient lors de chaque modification ou annulation d'un rendez-vous effectuée par le patient (lien de modification du rendez-vous de l'email de confirmation) ou le thérapeute (lien de l'email de confirmation ou espace de gestion des rendez-vous).
En plus de cela, un rappel (qu'il est possible de personnaliser) est automatiquement envoyé par SMS 24, 48 ou 72 heures avant la date du rendez-vous. En cas de besoins, il est possible de désactiver l'envoi du SMS pour un patient ou un rendez-vous spécifique.
Il n'est, pour l'instant, pas possible d'envoyer un rappel de rendez-vous par email ni d'envoyer les notifications de rendez-vous (confirmation, modification et suppression) par SMS.

Logique d'organisation des rendez-vous

Les plages horaires proposées aux patients lors du processus de prise de rendez-vous fonctionnent de la manière suivante.
Si l'horaire défini est de 14h00 à 18h00 et que la prestation choisie par le patient dure 1h15, voici les plages horaires qui seront proposées aux patients :
  • 14h00
  • 15h15
  • 16h30
  • 17h45
Pour définir ces plages, notre système part de l’horaire initial et y ajoute la durée de la consultation (1h15) jusqu’à ce qu’il atteigne l’horaire de fin ou une pause.
Cette manière de faire tente de remplir les plages depuis le début de la journée et limite les trous dans votre agenda en empêchant par exemple qu’un patient prenne rendez-vous à 14h00 et un autre à 16h00 (ce qui ferait un trou de 45 minutes impossible à remplir avec une consultation de 1h15 entre 15h15 et 16h00).
Si vous souhaitez que vos patients puissent prendre rendez-vous toutes les 15 minutes, vous pouvez modifier le « Type de disponibilité » de vos consultations en le passant de « Fixe » à « Flexible ». Basé sur l’exemple précédent, les plages suivantes seront disponibles pour la prise de rendez-vous : 14h00, 14h15, 14h30, 14h45, 15h00, 15h,15, …, 16h30, 16h45.