OptaMed - Tutorial
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Importer des patients

OptaMed permet d'importer une liste de patients existants. Cela évite de devoir manuellement recréer les patients les uns après les autres dans le logiciel.
Pour accéder à la page d'importation, cliquez sur "Patients" dans le menu à droite. Ensuite, cliquez sur le menu "..." tout en haut à droite, puis sélectionnez "Importer des patients".
Le processus d'importation est le suivant :
  1. 1.
    Récupérer et remplir le document Excel obtenu en cliquant sur le bouton blanc "Fichier d'exemple"
  2. 2.
    Enregistrer le document que vous venez de compléter avec votre liste de patients au format "CSV UTF-8 (séparateur points-virgules ou virgules)"
  3. 3.
    Importer le document (.csv) créer dans OptaMed

Structure du fichier pour l'importation des patients

Le fichier Excel est composé des 3 onglets suivants :
  • Patients
    • C'est là que vous pourrez insérer les informations de vos patients
  • Assurances
    • Cette feuille contient la liste des assurances acceptées par le programme.
    • Dans le cas où une assurance manquerait dans la liste, nous vous prions de bien vouloir nous en faire part en nous écrivant à [email protected]
  • Localités
    • Cette feuille contient la liste des localités suisses acceptées par le programme.

Remplissage du fichier d'importation

Afin de vous aider à remplir au mieux le fichier avec vos données patient, vous trouverez des explications sur le type et le contenu attendu pour chacune des colonnes du fichier d'importation.
Certains champs sont obligatoires, car ils sont requis pour la création de la facture du Tarif 590. Ces champs sont indiqués par un astérisque (*) dans le fichier Excel.
Lors de l'ajout des patients dans le fichier Excel, nous vous recommandons de bien faire attention à respecter le format de chaque colonne. De plus, il n'est pas possible de modifier l'ordre de colonnes ou d'en ajouter/supprimer.
Exemple du fichier d'importation rempli avec les coordonnées d'un patient
Lorsque tous les patients ont été insérés dans le fichier et que tout est prêt pour les importer dans OptaMed, sauvegardez le fichier en sélectionnant le format "CSV (UTF-8)".

Importation des patients dans OptaMed

Depuis le logiciel OptaMed (Patients / ... / Importation des patients) cliquez sur "Débuter l'importation de patients", puis sélectionnez le fichier .csv créé à l'étape précédente.
Si tout se passe bien, l'importation se termine avec un message de confirmation.

En cas d'erreurs de validation

Si une fenêtre indiquant des erreurs de validation s'ouvre, cela signifie que le programme a trouvé des incohérences dans les données des patients fournies dans le fichier d'importation.
En cliquant sur "Voir toutes les erreurs", vous obtiendrez la liste de toutes les erreurs que vous pourrez ensuite corriger dans le fichier Excel contenant votre liste de patients.
Une fois corrigée, sauvegardez et enregistrez à nouveau votre liste patients au format "CSV (UTF-8) comme expliqué plus haut et retentez l'importation.
Si vous rencontrez des problèmes avec cette étape, n'hésitez pas à nous contacter à [email protected].